งาน ธุรการทั่วไป/ อื่น ๆ ใน สายอาชีพธุรการ คืออะไร?
งาน ธุรการทั่วไป/ อื่น ๆ ธุรการ มีหน้าที่เป็นตัวกลางส่งและรับสาร คอยจัดเก็บและจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแผนกของตน ทั้งในรูปแบบอีเมลและจดหมาย รวมไปถึงการประสานงานทั่วไปกับแผนกต่าง ๆ ในองค์กร และหน่วยงานนอกองค์กร เนื่องจากงานสายธุรการมีขอบเขตงานที่ค่อนข้างกว้าง ผู้ที่ทำงานสายนี้จึงต้องมีความคล่องแคล่ว คล่องตัว ละเอียดรอบคอบ มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีทักษะการสื่อสาร ประสานงาน
รวมความเห็นจาก สายอาชีพธุรการ
ความเห็นเด่นจากสายงานธุรการ
สายงานธุรการเป็นยังไง
ฝ่ายงานธุรการ Support ทุกหน่วยงานในเรื่อง เป็นศูนย์รวมในการเก็บเอกสารสำคัญของบริษัท หากหน่วยงานใดต้องการก็จะประสานงานในการจัดเตรียมให้ ติดต่อประสานงานในส่วนงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ เช่น การต่อภาษีโรงเรือน ภาษีป้าย ใบอนุญาตประกอบกิจการต่าง ๆ ฯลฯ จัดซื้อจัดหาตามที่แต่ละหน่วยงานแจ้งความต้องการมา บันทึกประชุมในส่วนงานของสำนักกรรมการผู้จัดการ ดูแลเรื่องประกันภัยรถผู้บริหารและรถใช้งานของบริษัท จิปาถะ เป็นต้น
ข้อดี
งานสายธุรการมีความรู้หลากหลาย ทั้งประสบการณ์และทักษะ ถ้าเก็บเกี่ยวจากงานแต่ละงานเป็น
ข้อเสีย
เหนื่อย จุกจิก ไม่มีผลงานโดดเด่นชัดเจนจนอาจดูเหมือนไม่มีผลงาน อยู่ที่มุมมอง ถ้ามองว่าทุกอย่างทำให้มีความรู้ ประสบการณ์ ทักษะมากขึ้น ก็จะสนุกกับการทำงาน เพราะมีเรื่องต่าง ๆ หลากหลายให้ทำ
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพสายงานธุรการ
ต้องมีใจรักก่อน พื้นฐานต้องมีความละเอียด รอบคอบถี่ถ้วน ความรู้เป็นเรื่องที่พัฒนาได้ สำคัญที่สนใจจะเรียนรู้หรือเปล่า
ปัญหา
ส่วนใหญ่ไม่อดทนในการทำงาน ขาดความรอบคอบตามประสาเด็กจบใหม่ แต่ถ้ามีความตั้งใจจะเรียนรู้ พร้อมที่จะพัฒนาเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงานในอนาคตของเขาเอง แม้ในระยะยาวอาจจะไม่อยู่กับเราก็ตามแต่ก็พร้อมจะให้คำแนะนำ เพราะเราให้ก็เท่ากับเราทบทวนตัวเองด้วย
คำแนะนำเพิ่มเติม
ไม่มีคำแนะนำ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสถานที่ บุคคล และความต้องการที่แตกต่างกัน
งานที่ทำเป็นยังไง
ลักษณะงานสายธุรการงานทั่วไป ทั้งงานเอกสาร การจัดการ ประสานงานเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม การอบรมให้ความรู้ รวมทั้งการใช้งานและดูแลคอมพิวเตอร์และเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ
ข้อดี
ได้ใช้ความสามารถแทบจะทั้งหมดที่มี ทั้งที่ได้จากการศึกษาและความสามารถส่วนบุคคล
ข้อเสีย
ลักษณะงานธุรการค่อนข้างเป็นรูปแบบงานที่ไม่ระบุจำเพาะเจาะจง ไม่ชัดเจนในหน้าที่บางอย่าง บางครั้งก็สร้างความสับสนได้ง่าย ๆ ไม่สามารถจัดสรรเวลาในการทำงานได้เป็นระบบ มีงานที่แตกต่างในแต่ละวันมากเกินไป
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพธุรการ
ฝ่ายงานธุรการควรมีความรู้เรื่องการใช้งานพื้นฐานคอมพิวเตอร์ทั่วไป รวมทั้งการดูแลอุปกรณ์ด้วย การใช้ Software ต่าง ๆ ให้เชี่ยวชาญ การพูด การเขียน การอ่าน ภาษาไทยและอังกฤษ การวิเคราะห์ในงานที่ได้รับมอบหมาย ต้องตามทันเหตุการณ์ปัจจุบัน การร่างโต้ตอบจดหมาย บันทึกการประชุม รายงานต่าง ๆ
ปัญหา
สำหรับเด็กจบใหม่ มักจะขาดความรอบคอบ ความใฝ่รู้ และการตัดสินที่จะปฏิบัติ บางคนก็ไม่กล้าถามตรง ๆ เก็บไว้จนเวลาล่วงเลย ทำให้งานนั้นเสียหาย สิ่งที่ควรปรับปรุงคือการสนใจในงานแบบจริงจัง ตั้งใจทำ มุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ มีการปฏิเสธที่จะทำโดยมีข้ออ้างว่าไม่รู้ ทำไม่เป็น ยากเกินไป
คำแนะนำเพิ่มเติม
อดทนค่ะ งานสายอาชีพธุรการนี้ต้องอดทนมาก เพราะคุณจะต้องทำงานร่วมกับคนอื่น ๆ หลายตำแหน่งตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงแม่บ้าน และยังต้องมีไหวพริบกับทุก ๆ เรื่องด้วย แนะนำให้ออกกำลังสม่ำเสมอ นอนหลับให้เพียงพอค่ะ อันนี้ช่วยให้ระบบประสาทของคุณแข็งแรงพอที่จะอดทนกับงานธุรการที่ทำได้แน่นอนค่ะ
งานที่ทำเป็นยังไง
การจัดระบบเอกสาร และการติดตามงาน พร้อมทั้งสรุปผลงานต่างๆให้สามารถเรียกดูและ พร้อมนำเสนอได้ตลอดเวลา
เช่น เอกสาร ในการประสานงานหน่วยงานต่างๆ จะต้องสามารถเข้าใจง่าย เอกสารสามารถ เรียกดูได้ทันที หาง่าย และสามารถส่งต่องานให้คนอื่นสามารถสานต่องานได้โดยงาน
ข้อดี
คุณสามารถ นำงานกลับไปทำที่บ้านได้ หากทำงานไม่เสร็จ แต่งานโดยส่วนใหญ่ถ้าคิดระบบมาดีแล้ว จะเป็นงานเดิมๆที่ทำประจำจนเป็นนิสัยติดตัวอยู่แล้ว สามารถวางแผนงานได้ล่วงหน้าควรทำอะไรบ้าง เพื่อเป้าหมาย รู้ผลลัพท์แน่นอน บอกเวลาจบงานได้ ตัวแปรค่อนข้างน้อย สามารถควบคุมได้
ข้อเสีย
เนื่องจากเป็นงานเดิมๆ หากคนที่ชอบความท้าทาย จะเบื่องาน เพราะไม่มีอะไรตื่นเต้นเท่าที่ควร และไม่มีเรื่องใหม่ๆให้น่าสนใจทุกคนจะทำงานเดิมซ้ำๆจนอาจเกิดเป็นความเบื่อหน่ายได้
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพธุรการ
1. การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน เป็นอย่างดี สามารถคิดต่อ วิเคราะห์ พัฒนาได้ สามารถใช้โปรแกรมพื้นฐานธรรมดา สร้างสรรค์งานที่ไม่ธรรมดาได้
2. มีไหวพริบ แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้
3. มองโลกในแง่ดี เปิดรับทุกโอกาสที่เข้ามาในการทำงาน
4. อัธยาศัยดี มีทักษะในการเจรจาปานกลาง เป็นคนละเอียดมีระบบความคิดดี
ปัญหา
1. ไม่สามารถใช้โปรแกรมพื้นได้ ถึงแม้จะจบด้าน ธุรการมา
2. ปรับตัวทำงานตามเวลาไม่ได้ เพราะอยู่ระหว่งาคาบเกี่ยวทำงาน และเรียน เวลาเรียนค่อนข้างน้อยว่างเยอะกว่า
3. คุ้นเคยกับการเรียนแบบที่มีคนป้อนข้อมูลให้ ไม่ใฝ่เรียนรู้ ทั้งที่พร้อมจะเรียนรู้งาน
4. อยากทำงาน จ.-ศ. หยุด ส.-อา เหมือนตอนเรียน ไม่มีความอยากที่จะทำงาน
5. ต้องการเงินเดือนเยอะๆ โดยไม่สนใจ KPI ของงานแต่ละตำแหน่ง
คำแนะนำเพิ่มเติม
1. เตรียมใจสำหรับการทำงานในชีวิตจริง ที่ไม่เหมือนเวลาเรียน ที่หยุดเสาร์ - อาทิตย์ และนักขัตฤกษ์ ถ้าคิดว่าตัวเองชอบแบบนั้นให้มุ่งไปทำงานราชการ
2. ในการทำงาน ต้องรับเงินเดือน ไม่มีนายจ้างคนไหนจ่ายเงินเดือนสูงๆ ถ้ายังไม่เห็นผลงาน เงินเดือนเริ่มต้นคือจ่ายตามใบเบิกทางของแต่ละคน แต่หลังจากนั้นคุณต้องใช้ความสามารถตัวเอง แสดงให้เห็นก่อนเหมือนการลงทุนซื้อของสักชิ้น ถ้ายังไม่เห็นของคงไม่มีใครจ่ายเงินสูงๆได้
3. อย่านั่งรอให้ใครมาป้อนความรู้ให้ ในการเรียนจะมี คนคอยยื่นทุกอย่างให้คุณแต่ในการทำงาน คุณต้องหาทุกอย่างด้วยตัวเอง คุณต้องเรียนรู้และใฝ่ที่จะรู้อยู่ตลอดเวลา เพราะมันจะทำให้คุณทำงานได้ ไม่ใช่นั่งรอให้สั่งงานแต่สุดท้ายบอกทำงานไม่เป็น ไม่ถนัด ไม่ใช่แนว อย่ารอให้หัวหน้า คิดให้ทุกอย่าง คุณ
งานที่ทำเป็นยังไง
งานออกเอกสารภายในออฟฟิศ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสนอราคา ติดต่อราชการ จัดซื้อ เงินเดือน เป็นต้น
ข้อดี
ได้ประสบการณ์หลายสายงาน
ข้อเสีย
ทำงานมากกว่าการแยกเป็นสายงาน
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพธุรการ
อาศัยการเรียนรู้ การศึกษาเพิ่มเติมตามสายงาน พัฒนาตนเองกับงานที่ทำอยู่ตลอดเวลา
ปัญหา
1. การหมั่นศึกษางานเพิ่มเติม ไม่ใช่ว่าต้องคอยคำสั่งจากผู้บังคับบัญชา
2. การมีมนุษย์สัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานใหม่ๆ
3. การมีความเคารพต่อรุ่นพี่ในที่ทำงาน
คำแนะนำเพิ่มเติม
มีความใฝ่ศึกษางานจากรุ่นพี่หรือผู้บังคับบัญชา และมีความเคารพต่อเพื่อนร่วมงาน ไม่ข้ามรุ่น แล้วจะไม่มีปัญหาในการทำงาน
งานที่ทำเป็นยังไง
ฝ่ายธุรการทั่วไป: งานสวัสดิการ เช่น ควบคุมดูแลงานรถรับส่งพนักงาน, ห้องอาหาร, รปภ, แม่บ้าน, ห้องพยาบาล, เจ้าหน้าที่ดูแลภูมิทัศน์, งานติดต่อราชการ, ดูแลอาคารสำนักงาน โรงงาน, การขอใบอนุญาตประกอบกิจการและต่ออายุสมาชิกในธุรกิจของบริษัท
ข้อดี
มีความแข็งแกร่ง อดทนงาน เพราะงานที่เข้ามาไม่จำเจ มีปัญหาให้ค่อยแก้ไขอยู่ตลอดเวลา ท้าทาย
ข้อเสีย
ค่อนข้างเป็นงานที่หนักและเหนื่อยกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ต้องเป็นคนที่ทำงานจริงจัง ไม่ท้อถอยต่ออุปสรรคใด
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพธุรการ
อันดับแรกคือมีใจต่องานบริการ เป็นคนจิตใจหนักแน่น ค่อนข้างยอมรับสิ่งใหม่ ศึกษาค้นคว้าหาความรู้ในสายงานธุการต่างๆ อยู่ตลอดเวลา
ปัญหา
ต้องเพิ่มความรับผิดชอบ ความละเอียด รอบคอบ ความขยันหมั่นเพียร หนักเอาเบาสู้ มากกว่างานอื่นหลายเท่าตัว
คำแนะนำเพิ่มเติม
มีความรักและมีความสุขกับการทำงานนั้นๆ จริงจังจริงใจในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย ทุกอย่างก็จะประสบความสำเร็จ
งานที่ทำเป็นยังไง
ประสานงานทั่วไป แต่ในธุรกิจสำรวจปริมาณราคาที่ทำอยู่ตอนนี้มันมีมากกว่างานประสานงานหรืองานเอกสาร บางครั้งเราต้องดูแบบก่อสร้าง เราเป็นเหมือนเลขานุการเพราะเราทำหน้าที่ขึ้นตรงกับ MD เพราะฉะนั้นเราเป็นเหมือนธุรการสมัยใหม่มากกว่า สิ่งที่เราทำอยู่ตอนนี้ คือ
- ทำเอกสารสัญญาระหว่างบริษัทเรากับเจ้าของโครงการและผู้รับเหมาทุกราย
- ทำเอกสารเบิกจ่ายให้ผู้รับเหมา (Interim Payment)
- ทำ Cost Report ทุกเดือน
- นัดการประชุม+จองตั๋วเครื่องบิน+จองโรงแรม
- ขอราคากลางจาก Supplier
- ทำ Bill of Quantity เปรียบเทียบราคา
- ทำงานด้านบุคคล
- ฯลฯ
ข้อดี
ไม่ต้องคิดไรมาก ไม่เครียด ไม่กดดัน
ข้อเสีย
ไม่เติบโตในสายงานเท่าที่ควร ถ้าอยากเติบโตต้องประยุกต์ตัวเองให้ทำได้หลายๆด้าน
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพธุรการ
ไม่ต้องมีไรมาก ตั้งใจจะทำก็พอ ทุกอย่างเรียนรู้ได้
ปัญหา
อดทนกว่านี้ชีวิตจะดี
คำแนะนำเพิ่มเติม
ตั้งใจและอดทน ไม่เฉพาะสายนี้ ทุกสายแหละ
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพธุรการได้ที่นี่
